La conférence en ligne est devenue un format très utilisé par les entreprises depuis ces dernières années. Bon nombre d’organisations l’utilisent pour remplacer des événements et des rassemblements physiques, mais aussi pour créer des événements hybrides, accessibles au plus grand nombre. Découvrons ce que ce format a à vous offrir !

Qu’est-ce qu’une conférence en ligne ?

Tout comme une conférence physique, la conférence en ligne consiste à réunir des individus autour d’un sujet suscitant l’intérêt. Ce type de conférence s’appuie sur des outils digitaux pour permettre aux participants de se connecter à distance, via des plateformes telles que Zoom, Teams ou Webex. Lorsqu’une conférence se déroule en ligne, elle est souvent appelée visioconférence, vidéoconférence ou webconférence.

Il existe plusieurs types de conférences en ligne, dont les webinaires. Un webinaire, contraction de “web” et “séminaire”, est une forme spécifique de conférence en ligne, principalement axée sur l’éducation, la formation ou l’information. Les webinaires permettent de diffuser des présentations, des démonstrations ou des sessions de questions-réponses à un large public.

Elle offre un nouvel espace de travail qui permet non seulement de réunir un grand nombre de collaborateurs en même temps, mais également de s’affranchir d’un localisation précise donnée. L’accessibilité est donc le maître mot.

Les avantages de la visioconférence

1. Audience élargie et flexibilité accrue

Une conférence virtuelle permet de toucher un public beaucoup plus large, au-delà des contraintes géographiques. Les participants peuvent y assister à distance, sans avoir besoin de se déplacer, élargissant ainsi considérablement le bassin potentiel.

Un événement en ligne est plus facile à organiser et à reporter si nécessaire. Il offre une plus grande flexibilité en termes de dates et d’horaires pour s’adapter aux disponibilités des participants. Mais surtout, la visioconférence permet d’organiser des événements hybrides, avec une partie des collaborateurs en présentiel, et une autre partie qui pourra suivre la conférence à distance et même interagir grâce aux outils de visioconférence !

2. Gain de temps et réduction des coûts

En choisissant d’organiser une conférence en ligne, vous limitez les contraintes logistiques. Terminé le casse-tête lié à la location d’une salle de plénière adéquate, si vous ne disposez pas des infrastructures nécessaires. Vous économiserez également sur les frais de déplacement du conférencier. Et vous économiserez également sur les frais liés au déplacement de vos collaborateurs sur le lieu de la conférence.

En somme c’est un gain de temps, d’argent et de stress pour l’organisation. Les connexions internet actuelles sont suffisamment performantes pour ne pas être confronté à des problèmes de connexion.

3. Interactivité de la conférence en ligne

Les plateformes de conférence en ligne donnent toutes accès à un chat en direct, permettant à chacun de réagir sans que cela ne gêne le conférencier. L’interactivité devient alors une force et permet à chacun de soulever des questions auxquelles le conférencier pourra répondre en fin de conférence. Le fait de pouvoir activer ou désactiver sa caméra permet lors des questions/réponses d’impulser une véritable interaction entre le conférencier et la personne posant la question.

De nombreux outils de visioconférence existent, comme le tableau blanc, qui permet de créer des documents grâce à la participation de chacun en simultané lors de la visio. Cela permet de jauger l’engagement de vos collaborateurs en temps réel sur des sujets donnés et d’exploiter à son plein potentiel la vidéo conférence !

4. Possibilité d’enregistrement de votre conférence

Enregistrer une conférence physique est souvent difficile, et nécessite une véritable équipe technique avec du matériel spécifique pour le faire. En choisissant une conférence web, vous avez la possibilité d’enregistrer plus facilement la conférence. Vous pourrez ainsi réutiliser le contenu abordé comme un support pour compléter la communication auprès de vos équipes. Un atout supplémentaire lorsque l’on connait le coût que peut engendrer l’enregistrement d’une conférence en présentiel.

Comment organiser une conférence en ligne ?

Tout d’abord avant de vouloir organiser une vidéoconférence, il est essentiel de s’assurer de la capacité technique de votre organisation. Il est nécessaire de relever les points suivants :

👉 La qualité de la connexion internet de l’organisateur de la conférence. Plus la qualité de la connexion est bonne, plus la conférence en ligne aura de chance d’être en haute définition. Cette connexion est d’autant plus importante si vous utilisez les fonctionnalités des solutions de conférence à distance, comme par exemple le partage d’écran ou la messagerie instantanée.

👉La qualité de la connexion internet des participants. En effet, malgré le fait que vous ayez une connexion internet haut débit, si les participants ne vous reçoivent pas à cause de leur propre connexion, cela n’aura pas d’intérêt.

👉 Il est nécessaire de se renseigner sur les plateformes d’hébergement de visioconférence. Il en existe plusieurs et toutes ne sont pas gratuites ! Il faut bien prendre connaissance de ces plateformes pour choisir celle qui correspondra le plus à vos besoins. Faites attention, certaines solutions sont limitées en fonction du nombre de participants.

👉 La qualité des équipements techniques. Ici nous parlons de votre matériel informatique, à savoir les capacités de votre ordinateur ainsi que la qualité de votre webcam.

👉 L’organisation de votre événement en lui-même. Comme pour tout événement physique, il est essentiel de prévoir une organisation efficace pour votre conférence en ligne. Désirez vous inviter tous les participants dans la même salle de réunion, en créer plusieurs ou animer des face-à-face ?

Vous l’aurez compris, organiser une conférence en ligne peut se révéler aussi minutieux que d’organiser une conférence en présentiel. C’est pourquoi, il est important de bien s’entourer pour garantir le succès de votre visioconférence.

La conférence en ligne fait partie intégrante de notre offre conférence. Contactez-nous pour discuter ensemble de la meilleure solution pour votre projet. Nous disposons d’un panel de conférenciers professionnels, pertinents dans leurs domaines de prédilection et qui apporteront un contenu riche de sens lors de leurs interventions.

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