L’evenementiel pour entreprise couvre de nombreux enjeux : renforcement des liens, implication des collaborateurs, amélioration de l’image de l’entreprise… Et peut prendre de nombreuses formes : séminaire, conférence, team-building, ateliers workshops… Dans cet article, on vous donne les clés pour l’organisation d’un événement professionnel réussi !

• LES DIFFERENTS TYPES D’EVENEMENTS

• La conférence
• Les ateliers workshops
• Le team-building
• La formule complète

• COMMENT ORGANISER UN EVENEMENT EN ENTREPRISE ?

• Objectifs
• Budget
• Date
• Lieu
• Prestataires
• Communication

Quels sont les différents événements d’entreprise ?

LA CONFéRENCE

La conférence est certainement le meilleur moyen pour faire passer des messages impactants. Pourquoi ? Parce qu’il est plus mémorable d’écouter le récit d’un intervenant externe, justement parce qu’il ne fait pas partie de votre entreprise. Et lors d’une conférence, en fonction de votre problématique et de votre objectif, tous les types de speakers sont envisageables !

On vous aiguille selon vos thématiques majeures :

Innovation : un illusionniste tel que Rémi Larrousse ou Butzi saura vous faire prendre du recul et vous amener à faire ce pas de côté, nécessaire pour initier une démarche créative. Un expert en management de projets innovants comme Marc Amerigo y parviendra également ! Nous avons un large panel d’intervenants à vous proposer. Découvrez-en davantage dans cet article : les 8 meilleurs conférenciers innovation.

Cohésion d’équipe : de nombreux speakers ont vécu des expériences nécessitant un réel esprit d’équipe ! Le meilleur exemple ? Les conférenciers sportifs ! Qu’il s’agisse de sports collectifs ou même de sport individuels, il y a une équipe derrière chaque succès ! Une conférence sportive est donc un vecteur de cohésion et de collaboration.

Conduite du changement : organiser une conférence sur le thème du changement peut être particulièrement bénéfique pour accompagner les transitions au sein de l’entreprise. Des experts en gestion du changement, ayant vécu des transformations significatives, peuvent offrir des insights précieux sur la manière de naviguer à travers des périodes de transition. Ces interventions peuvent aider les employés à mieux comprendre et accepter les changements, en réduisant les résistances et en favorisant une adaptation plus rapide et surtout efficace.

les ateliers / workshops

L’atelier workshop est le bon compromis entre inspiration, formation et collaboration. Pourquoi ? Parce que ce format en petit groupe de travail est idéal pour aborder des problématiques précises. Vos collaborateurs connaissent votre entreprise et sa culture, leur métier ainsi que les difficultés qu’ils rencontrent. Qui de mieux qu’eux pour travailler sur vos problématiques internes ? Grâce à une animation workshop encadrée par un coach facilitateur, vous aurez toutes les clés pour avancer efficacement et trouver des solutions.

Par ailleurs, nous vous proposons un format des plus appréciés pour effectuer ce travail de fond : conférence + workshop. Le principe ? Accueillir un conférencier qui délivrera des messages clés sur votre problématique de manière inspirante, puis continuer sur cette lancée, en capitalisant sur les messages clés entendus pendant son intervention, pour les retravailler en groupe avec une méthodologie différente. Il est même possible de co-animer le workshop avec le conférencier ! De quoi faire durer cette rencontre inoubliable, tout en tirant des enseignements précieux d’un expert.

Le team-building

Le Team Building est devenu un indispensable de l’événementiel d’entreprise. Bien qu’il puisse être perçu par certains comme de la détente, une activité de team-building a de réels objectifs et c’est avant tout une activité de cohésion d’équipe ! Organisez pendant votre événement professionnel une activité d’entreprise originale, ludique et interactive comme des ateliers en plein air, des jeux de rôle, des jeux en équipe… Ils apporteront du rythme et de la convivialité, indispensable pour bien travailler en équipe. Le team-building permet également de renforcer la communication, de résoudre des conflits, et d’améliorer la collaboration entre les membres de l’équipe. Des activités telles que des escape games, des défis de construction ou des projets artistiques collaboratifs peuvent être particulièrement efficaces pour développer ces compétences. En fin de compte, un bon team-building renforce les liens entre les employés, augmentant ainsi leur engagement et leur satisfaction au travail.

La formule complète : le séminaire

Maintenant que vous avez découvert les différentes possibilités d’animations pour vos événements d’entreprise, il ne nous reste qu’à vous présenter la formule complète : le séminaire ! Il regroupe conférence + workshop + teambuilding. Un séminaire bien organisé offre une expérience complète et enrichissante pour les participants, combinant inspiration, formation pratique et renforcement des relations interpersonnelles. En structurant votre événement autour de ces trois piliers, vous garantissez une dynamique positive et un impact durable sur vos équipes.

Un exemple concret d’organisation chez nos clients :

Séminaire complet pour un client en septembre 2023

Les objectifs de ce séminaire étaient de développer la cohésion et favoriser la communication au sein de l’équipe de direction ! Et voici l’accompagnement que nous leur avons proposé :

En amont :

• Réalisation d’un questionnaire suivi d’un entretien individuel pour que chacun apprenne à mieux se connaître et puisse également déterminer son profil de personnalité

Le jour J :

• Le matin : Conférence inspirante sur l’esprit d’équipe, puis workshop pour appuyer sur les messages clés délivrées lors de la conférence. Le but étant de développer les complémentarités de l’équipe et de faire émerger une feuille de route.
• L’après-midi : Team-Building convivial avec de l’équicoaching. En plus de passer un moment agréable en plein air, les participants ont pu découvrir à quel point le cheval peut être un miroir de nos propres émotions ! Quelques ateliers en groupe avec des chevaux ont permis de mettre en pratique les principes de la cohésion et de la communication vus plus tôt dans la journée !

Comment organiser un événement dans une entreprise ?

Organiser un événement professionnel nécessite une planification rigoureuse et une attention aux détails. Voici les étapes clés pour assurer le succès de votre événement professionnel :

les Objectifs

La première étape, et non des moindres : définir l’objectif de votre événementiel entreprise. C’est la question cruciale pour tous les organisateurs d’événements, puisque c’est la réponse à cette interrogation qui déterminera les éléments à intégrer, les prestataires à faire intervenir, etc…

Voici plusieurs objectifs que l’on rencontre souvent chez nos clients :

• Renforcer la cohésion d’équipe
• Motiver et engager les collaborateurs
• Développer l’innovation et la créativité
• Conduire le changement et s’adapter
• Renforcer la culture de l’entreprise et améliorer l’image de marque

Ce ne sont là que des exemples rencontrés régulièrement chez Hyfen. Mais il peut aussi s’agir du lancement d’un nouveau produit ou d’un service, d’un besoin de sensibilisation à des notions de RSE ou de QVCT, de communication…

le Budget

Cela va sans dire, il est primordial d’établir un budget afin de gérer efficacement les ressources. On ne pourra pas décider à votre place, mais voici notre conseil : Faites attention à bien inclure tous les coûts liés votre évènement professionnel !

• Frais de location de l’espace événementiel
• Location de matériel : mobilier, audiovisuel, microphones, haut-parleurs, projecteurs, écrans, décoration
• Frais de personnel : accueil, sécurité, nettoyage, technique, service
• Service traiteur
• Frais de communication : flyers, annonces sur les réseaux sociaux,…
• Assurance

Cette liste n’est pas exhaustive bien sûr, et votre événement nécessitera peut-être d’autres coûts que ceux mentionnés ci-dessus. En bref, il est nécessaire de bien cadrer votre budget pour vous lancer dans l’événementiel d’entreprise.

la date

Evidemment, il faut choisir la bonne date. Et là, on vous l’accorde, ce n’est pas toujours évident de coordonner les agendas de chacun. Prêtez néanmoins attention à ce que la date de votre événement ne coïncide pas avec un autre événement majeur.

Aussi, sachez que si vous n’avez pas la possibilité de faire participer tout le monde en présentiel, il existe des formats hybrides pour certaines animations comme la conférence. Il est parfaitement possible de retransmettre la conférence en visio pour les participants n’ayant pas pu faire le déplacement !

le lieu

les prestataires

Voici une autre étape importante : le choix des prestataires avec lesquels vous allez travailler ! Faites une liste de vos besoins : traiteur, décoration, cadeaux, intervenants… Et surtout, n’hésitez pas à faire plusieurs devis pour avoir un comparatif ! Concernant vos intervenants, Hyfen dispose de nombreux conférenciers, mais aussi des coachs formateurs et des animateurs pour rythme votre évènement ! Contactez-nous pour bénéficier d’une proposition en parfaite adéquation avec vos attentes !

la Communication

Il est toujours important et indispensable de bien communiquer ! Si votre événement est ouvert à tous, une bonne promotion est essentielle pour garantir une fort taux de participation. Utilisez des canaux de communication efficaces pour informer les participants : emails, réseaux sociaux, intranet de l’entreprise, etc.

Pour l’ événementiel entreprise, faites nous confiance ! Nos équipes sont là pour vous accompagner et faire de votre projet un succès retentissant.