Trouver un conférencier : comment faire ?

Trouver le bon conférencier peut transformer un événement ordinaire en une expérience inoubliable. Mais par où commencer pour le trouver ? Sélectionner un intervenant pertinent demande une stratégie claire. On vous dévoile ici le mode opératoire pour trouver un conférencier qui saura captiver votre auditoire.

Trouver un conférencier : les étapes préalables

Avant toute chose, il est important de définir clairement les attentes et les besoins spécifiques de votre événement. La recherche d’un conférencier entreprise ne commence pas immédiatement par la sélection de profils. Devant la diversité des intervenants et des choix qui s’offrent à vous, il est essentiel de définir correctement vos besoins, vos attentes et vos critères de sélection.

Voici une liste des bonnes questions à se poser pour trouver le conférencier ou la conférencière qui répondra à vos attentes.

Pourquoi une conférence ?

La première question clé à se poser, c’est la raison d’organiser une conférence ? Est-ce pour sensibiliser, former ou motiver un groupe ? Avez-vous un contexte entreprise précis ? Restructuration, fusion, développement commercial, réorganisation, besoin de cohésion, d’accompagner un changement,… ?

Une conférence peut servir plusieurs objectifs : offrir des connaissances techniques sur un sujet, inspirer des changements de comportement, sensibiliser à une cause spécifique comme la RSE ou encore motiver des équipes en entreprise. Définir le but de votre conférence aide à orienter le choix du conférencier qui pourra alors mieux répondre à vos attentes. Alors, pourquoi souhaitez-vous organiser une conférence ?

à qui s’adresse cette conférence ?

Le public cible est une autre donnée essentielle. S’agit-il d’une audience interne, pour des employés, des cadres ou des dirigeants ? Ou bien une cible externe : clients, partenaires, grand public ?

En vous basant sur le type de profils composant votre auditoire, vous pourrez identifier des critères quant au type de conférencier à proposer. Il est important de choisir un/une intervenant(e) cohérent(e) avec votre public cible et vos objectifs. Chaque typologie de public aura ses attentes spécifiques.

quel est le thème de la conférence ?

Le thème est un élément déterminant pour le choix d’un conférencier. Il doit être en cohérence avec le spectre couvert par le speaker. Si votre sujet est spécifique comme l’intelligence artificielle, ou la gestion du changement par exemple, il sera déterminant d’opter pour un expert de ce domaine.

Si votre sujet est plus large, comme le leadership ou l’inspiration, un intervenant avec une expérience marquante ou un parcours inspirant sera alors plus adapté. Découvrez ci-dessous nos conférenciers professionnels par thème et par domaine d’expertise. Attention, l’ensemble de nos profils ne sont pas présentés sur notre site, contactez-nous pour obtenir une offre complète.

comment bien choisir un conférencier ?

Une fois les étapes préalables définies, la phase de sélection du conférencier peut alors démarrer.

1/ Identifier le bon profil et trouver un conférencier

Il existe plusieurs chemins à explorer pour trouver l’intervenant idéal.

Le profil du conférencier doit être en accord avec l’esprit de votre événement. Est-il un expert technique ou un leader d’opinion reconnu dans son domaine ? Nous disposons d’une base de données d’intervenants que vous pouvez filtrer en fonction de plusieurs critères : secteur d’expertise ou domaines d’interventions par exemple.

Grâce à nos outils de filtrage personnalisés, il est facile de shortlister des conférenciers selon des catégories bien précises. Cela inclut des conférenciers experts en RSE, en innovation, en développement personnel, ou encore en leadership.

2/ filtrer les caractéristiques majeures recherchées

Les critères de sélection peuvent varier d’un événement à l’autre, mais certains aspects sont toujours déterminants. Parmi eux :

• L’alignement avec les valeurs de l’entreprise : Le conférencier doit être en adéquation avec votre culture et vos valeurs
• L’expertise : Le conférencier doit avoir une maîtrise avérée du sujet que vous souhaitez traiter
• La capacité à captiver une audience : Une bonne élocution, une capacité à transmettre des émotions et à maintenir l’attention sont cruciales
• L’expérience : A-t-il déjà animé des conférences similaires ? Dispose-t-il de références solides ?

3/ vérifier les disponibilités pour trouver un conférencier

La disponibilité d’un conférencier est une étape clé. Il arrive que des conférenciers très demandés ne soient pas disponibles pour la date que vous avez choisie. Là encore, passer par une agence spécialisée permet de gagner du temps et d’obtenir un calendrier des disponibilités rapidement.

Si vous en avez la possibilité, nous vous recommandons de garder de la flexibilité sur la date de votre évènement afin de lui proposer plusieurs alternatives. Vous mettrez ainsi toutes les chances de votre côté d’avoir le conférencier souhaité, surtout s’il est très sollicité.

Hyfen sera également en mesure de vous trouver des plans de secours en cas d’imprévus, en proposant des profils alternatifs avec des compétences similaires ou pouvant répondre à votre besoin.

4/ Faire un bon briefing

Une fois le conférencier sélectionné, il est essentiel de lui fournir un briefing clair et détaillé. Cela inclut des informations sur le contexte, le thème de la conférence, le public cible, les attentes en termes de sujets abordés, ainsi que les contraintes logistiques (durée, format, etc…).

Un briefing bien préparé permet au conférencier de s’approprier le sujet et de répondre au mieux aux attentes de l’audience cible. L’agence Hyfen accompagne ses clients dans cette phase, en veillant à ce que toutes les informations soient partagées de manière optimale pour construire une intervention sur-mesure.

Trouver un conférencier inspirant n’est pas une tâche à prendre à la légère. Le bon choix repose sur une compréhension précise des objectifs de l’événement, du public cible et des thématiques que vous souhaitez aborder. En suivant les étapes de préparation et en vous appuyant sur un partenaire spécialisé comme Hyfen, vous garantissez le succès de votre conférence. C’est le moment de construire ensemble votre prochain événement inoubliable.

5/ gérer les aspects logistiques de la conférence

Les aspects pratiques, comme le lieu, la durée et le format de la conférence, entrent également en jeu dans la sélection du conférencier.

• Où se déroule la conférence ? Est-ce une conférence en présentiel, en ligne, ou hybride ? Le lieu de la conférence ou du séminaire a son importance, que ce soit la ville (Paris, Lyon, Marseille, Bordeaux, etc.) ou le lieu d’accueil (auditorium, théâtre, salle de réunion, etc.)

• Intervient ensuite le “quand organiser votre conférence” ? Certaines périodes peuvent s’avérer plus propices que d’autres. Par exemple, une conférence au mois de janvier pour motiver vos équipes et annoncer les objectifs de l’année peut être judicieuse. La fin d’année pour remercie et clôturer une période, la rentrée en septembre ou octobre pour profiter d’une nouvelle énergie. Les possibilités sont nombreuses. Vous pouvez également vous baser sur vos événements internes, comme l’anniversaire de la société, une Assemblée Générale ou des événements externes, comme les journées mondiales qui peuvent avoir un thème intéressant à développer au sein de votre entreprise, la semaine du handicap par exemple.

De plus, il est essentiel de s’assurer que le conférencier soit disponible aux dates prévues et qu’il puisse se déplacer. L’accompagnement logistique, comme la gestion du déplacement, du matériel technique et la préparation du conférencier, sont également des aspects à prendre en compte.

En résumé, choisir le bon conférencier est une démarche qui nécessite rigueur et préparation. En définissant vos objectifs, en identifiant le profil idéal et en soignant chaque étape, de la sélection au briefing, vous maximisez vos chances de réussite.

Avec l’accompagnement d’une agence spécialisée comme Hyfen, vous bénéficiez d’une expertise et d’un réseau qui vous permettent de trouver rapidement l’intervenant adapté à vos besoins. Une organisation bien pensée est la clé pour faire de votre événement un moment inspirant et mémorable !

Notre équipe sera ravie de vous aider à trouver l’intervenant idéal, contactez-nous !